データ入力事務での主な仕事内容
営業の方が教材を販売する契約を顧客と交わし、その教材の部数や送付日時の記載された申請書を営業から FAX やメールで送ってもらい、不備をチェックしたのち出版担当にその申請書を送るというものです。
書類不備チェックというと難しく聞こえる方もいるかもしれませんが、基本的には例えば発行可能部数が５冊単位なのに書類には１３冊と記載されているとか、最短の発送日時よりも早い期日を指定してきているなどのわかりやすいミスを修正し、営業にメールで連絡するというだけです。
ミスを心配する方もいらっしゃるかもしれませんが、申請書の内容をエクセルに入力し、書類と異なっていないかなどは複数人でダブルチェックするので、全員が間違えない限りミスというものはありません。
大抵は誰が入力作業をし、誰がチェックをしたのかを台帳等に記載するので同じ仕事を複数人がやってしまう可能性などの心配もありません。
データ入力事務の仕事はこれ以外にも、例えば食品の注文の申請書不備チェックの仕事などにも就きましたが、基本的にどれも内容に大した違いはありません。
また、どの業界のデータ入力事務も通常はエクセルの別シートに “手順書” というものがあり、どのように業務を遂行していくのかが記載されているので、それに従って作業を進めるので、初日からさほど苦労することなく業務を遂行できるでしょう。
データ入力事務ならではのやりがい
私が従事したデータ入力業務では、エクセルのシートにその仕事を行った人の名前を入力するものがありました。
自分の名前がズラリと並ぶと、言い知れぬ快感が湧きました。
もちろん、同僚たちも同じやりがいを感じているので、ある種の競争のようなものが起こりますが、私にとってはとても強いやりがいでした。
また、営業の方からときにおかしな内容の申請書が送られてくることがありました。
その際に、どの部分がおかしいのかを説明し、正しく修正された申請書を入力できたときは、とても嬉しかったです。
データ入力業務では、その日の最後に、ミスがあった申請書も含めて、全ての申請書をバインダーに整理する作業があります。
この淡々とした作業を行っているときは、その日の業務が全て正常に完了したという実感があり、たまらなく嬉しい気持ちになります。
データ入力事務のマイナスポイント
業務内容はそれほど厄介なものではありませんが、人間関係が非常に厄介でした。
最近では管理者が正社員でないことが非常に多く、給料がほとんど変わらないのに名前だけの役職を与えられ、その役職に妙なプライドを持っている方が多くいます。そして、その方たちはほとんど業務をせずにメールのチェックなどをするだけで、酷い人ですと一日中おしゃべりをしている方もいました。
また、私にとっては休憩時間が非常に苦しいものでした。というのも、最近は休憩時間中にスマホをいじっている方が多く、ちょっとした世間話で人間関係を築いたりするのが非常に難しく、私はあまりスマホをいじるのが好きではないので、かなり疎外感がありました。
不思議なことに、業務中よりも休憩時間の方が人とのやり取りが圧倒的に少なく、ストレスを感じました。
データ入力事務の仕事に活かせる経験・スキル・資格
これといって必要な資格というのはありませんが、MOSを持っているとやはり作業効率がぐんとよくなるのではないでしょうか。
またITパスポートを持っている方は、特に作業内容に関係がないにもかかわらず、一目置かれていたので、持っていて損はないと思います。
データ入力事務の仕事に向いている人・向かない人
淡々とした作業をそつなくこなせる人や、それほど日々の業務内容が変わらないものに耐えられる人が向いていると思います。
コミュニケーション能力は最低限あれば問題ないので、例えば脱ひきこもりを目指している方にも向いていると思います。
また、タイピングが速い方はもちろん、その才能をいかんなく発揮できるでしょう。
逆に、仕事にもっと刺激を求めている人や、肉体労働が好きな方は絶対に向いていないと思います。
また、業務は基本的に必要最低限のやり取り以外しないので、人とのコミュニケーションが好きな方もあまり向いていないと思います。
積極的に仕事をして認められ、キャリアアップしていくものではないので、将来大きな存在になりたい方や、とにかく多めの給料が欲しい方も向いていないと思います。
データ入力事務仕事でのキャリアパス
私が通っていた職場では、年功序列とはまた異なり、どのくらいその会社に勤めているかが完全に出世の判断材料でした。
よって、給料アップを目指して他の企業に転職したりせずに、淡々とした作業を毎日続け、できるだけ長くその職場に居続けることが出世の方法でした。
タイピングスキルは上がりますが、難しい作業がないので、IT関連に詳しくなって出世するというのも難しいと思います。
総括すると、重要な部分は「精神力」と言えるでしょう。長期間その仕事に就いても退屈せずに同じ作業を続けられる方が出世していきました。
しかし、出世と言っても、給料は殆ど変わらない名前だけのものでしたので、いわゆるバリバリ働きキャリアを上げるという印象ではありませんでした。
データ入力事務業界の最近の動向
業務としては必要不可欠な内容なので、社会から消える内容ではないと思いますが、現在はコロナウイルスによりステイホームの事務職が増えていると思われるので、直接出社してデータ入力をする作業は少ないかもしれません。
またコロナウイルスの関係で企業自体が業務縮小のために部門を1つ切り捨てる可能性もあるので、将来的に安泰とは言えないと思います。特にデータ入力事務はコールセンターやデバッグが多いので、電話対応なしのデータ入力事務となると希少でかつ必要性はありますが、重要視される仕事とは思えません。
おそらく今後は企業や部署単位でなくならない限り存続は続けると思いますが、給料が減るのではないかと私は思います。あまり安定した仕事とは言えないでしょう。
ただデータ入力の中でも、教材販売となると、これから学生がステイホームで勉強する機会が増える可能性があるので、賃金は減ったとしても、作業としてなくなることはないと思います。しかし、これらも営業の方がどのくらい販売をしてくれるかが鍵となっているので、営業の方がコロナウイルスにかかってしまったりすると、仕事が急に減る可能性もあるかもしれません。
データ入力事務仕事を未経験で目指すには？
一般的に、仕事というとデータ入力事務を想像する方が多いと思いますが、難しいことは基本的にありません。
難しい作業も基本的には手順書に従えば何も間違えることなく円滑に進められるので、とにかく人間関係などで手こずってもやめずに、とりあえず辞めずに続けることが重要です。
最初の一歩を踏み出せば、あとは体も心も慣れていくので、勇気を出して進めば問題ありません。
私自身、最初にデータ入力事務に就くまではポスティングや倉庫内軽作業しかしたことがなかったので不安でしたが、最低限のコミュニケーション能力があり、ブラインドタッチができれば問題ありません。