IT企業の事務職での主な仕事内容
社内PCの管理
社内のPCやディスプレイはほぼすべてレンタル品だったため、発注対応や納品後の対応、社内データベースへの登録を行っていました。
通常業務の改善
作業をしていて、「もっとこうしたらいいのに」ということが多数出てくるため、改善を提案し、自身で改善をしたり、周りにも協力してもらいながらより工数が削減できたり、業務効率が上がるように改善をしていきました。
マニュアル整備
レンタル品を扱う会社の運用が変わったり、業務をしていて、マニュアルに違和感があることなどについては、定期的にマニュアルを更新していました。新しい業務が増えれば1からマニュアルを作成していました。
社内メンバーからの問い合わせ対応
社内のPCのレンタル方法から、PCトラブル、その他セキュリティ事故の受付など、社員の方からのお問い合わせに、電話や社内チャットツールで回答をしていました。相手の言いたいことをよく汲み取って最適な解決方法を提案しました。
IT企業の事務職ならではのやりがい
社内PCの手配については、締め切りギリギリに依頼されることも少なくなかったのですが、最短で対応を進めた時に、依頼者から感謝の言葉をもらえたときはやりがいを感じました。
通常業務の改善については、比較的やりたいといったことはやらせてもらえる環境だったため、いろいろと創意工夫をして工数削減につながる対応方法を考え、実行し、実際に工数削減できたとき、また、新しい方法でかなり時間が短縮された、などチームメンバーから評価をしていただけたときに非常に達成感とやりがいを感じました。
社内メンバーからの問い合わせについても、正しい内容を丁寧に伝えることによって、感謝していただけることにとてもやりがいを感じました。また、案内した内容についても、マニュアル改善をしたものを案内することが多いので、それについて、社内メンバーからわかりやすかった、や問題解決ができた、というようなお褒めの言葉をいただけるととてもやりがいを感じました。
IT企業の事務職のマイナスポイント
社内のお悩みを解決する部署に所属していました。社内事柄について非常に詳しくなりましたが、ルールが浸透しなかったり、努力しても社内に伝えきれない時などは仕事がつらかったです。
事務作業は売り上げに直結しないので、努力しても下に見られる感覚を持っていると感じていました。
また、事務職はできることが限られているので、ある程度のところで自分が成長しているかどうか分からなくなります。
営業職のように大きな案件を獲得した数字で成長を感じることができるが、事務職には数字での成長を感じにくいというマイナス面があると思います。
IT企業の事務職の仕事に活かせる経験・スキル・資格
PCの基本的な操作が可能であれば、誰でもできるような仕事ではありますが、業務効率という観点では、Excelのショートカットを覚えたり、マクロが組めたり、Power Queryが使用できると、よりやれることが増えると思います。
IT企業の事務職の仕事に向いている人・向かない人
向いている人・・・
①几帳面でマニュアルをしっかりと読み、そのとおりに対応できる人。
②人あたりよく対応できる人。
①PCの管理については、社内ルールやレンタル会社のルールに沿って対応しなければなりません。大雑把な人や、よく確認をしないで対応をしてしまうと、社内だけでなく他社様にもご迷惑をおかけしてしまうため、ルールやマニュアルに沿った確実な対応ができる几帳面な人が向いています。
②社内の方々のお困りごとを解決する部署ですので、しっかりと相手の話を聞き、相手に不快な思いをさせないような話し方で解決方法を提示できる人が向いています。社内の方とはいえ、同じ会社で働く一員ですので、どんなに初歩的な質問であっても快く聞いてあげられる人が向いています。
向いていない人・・・
自分主体で動く人。
上記の向いている人の特徴を総合すると縁の下の力持ちとして活躍できる人が向いているので、自分のやりたいように仕事を進めたい人、他の人の役に立つことより自分がどんどん成果を上げて出世したい人には向いていないのかなと思います。
IT企業の事務職仕事でのキャリアパス
半期ごとに目標を設定して、目標が達成でき、かつ役職定義程度の実績を積むことができれば昇格できます。
半期ごとの目標は、現状維持のレベルではなく、チャレンジ要素を含んだものにしなければならないため、自ずと力はついてくると思います。
また、上司も目標が達成できるように毎月目標の進捗状況を確認したり、実績になりそうな作業を振ったりするなど、部下の成長の手助けもします。
役職が上がれば自分自身も部下の面倒を見る必要があるので、部下の成長速度には関係なく、上司として適切なアドバイスができたか、なども評価ポイントになっていきます。
チーム内で昇格をしても問題ないと判断されたあとは、部署内でも同じように役職定義と照らし合わせて問題ないかを判断し、昇格となっていきます。
IT企業の事務職業界の最近の動向
事務職の仕事としては年々新しい便利な技術や機能が出てきますので、情報を収集し、使えそうな技術があれば応用して業務効率を上げたり、工数削減をしていきます。
例えば、今まで手動でやっていた作業についても、「Power Query」というExcelの機能が出てきたときに、チーム内の工数集計を「Power Query」に組み込んで、自動で必要情報を集計できるようにしてきました。
それまでは細かいマニュアルに沿って一つ一つ手作業で抽出していたものが、自動化によって、データ更新をするだけで良くなったので、工数削減はもちろん、手作業で発生していたミスもなくなりました。
今後は、事務作業であっても自動化できるものはどんどん自動化されていくのではないかなと思います。
IT業界としても、「ChatGPT」の出現により、コード作成も自動でできるようになってきました。
ただ、こちらについてはセキュリティ上の問題も多くありますので、すぐに業務に生かされるものではないかもしれませんが、そのうち、開発業務などもどんどん自動化されていくのではないかと思っています。
IT企業の事務職仕事を未経験で目指すには？
事務職なので、未経験でも安心して仕事を始めることができると思います。
事務職として心がけるべきことは、人のために何ができるか考え行動することだと思っています。
自分主体ではなく、縁の下の力持ちとして、周りの方を笑顔で支え、フォローしていくことで、自然と信頼感が生まれ、色々なことを任せてもらえると思います。
まずはどんな仕事でも謙虚に、素直に、真面目に取り組むことができれば、自ずと成長していけると思います。
気遣いの気持ちを持って、人の役に立ちたい、自分のフォローを誰かの負担軽減に繋げたいという気持ちがあれば、うまく仕事を進めていけると思います。